Wer Arbeitnehmer vorübergehend ins Ausland schickt oder selbst grenzüberschreitend tätig ist, kennt das Procedere: Vor jeder Auslandstätigkeit muss eine sogenannte A1-Bescheinigung beantragt werden. Sie bestätigt, dass der Beschäftigte weiterhin dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt und nicht im Tätigkeitsstaat versicherungspflichtig wird. Bislang ist diese Pflicht ausnahmslos zu erfüllen, auch für kurze Geschäftsreisen. Das soll sich ändern.
EU reformiert die Koordinierung der Sozialversicherungssysteme
Das Europäische Parlament und der Rat haben sich im April 2026 vorläufig auf eine Überarbeitung der EU-Verordnungen zur Koordinierung der sozialen Sicherheit geeinigt. Konkret betroffen sind die Verordnungen (EG) Nr. 883/2004 und Nr. 987/2009, die seit ihrem Inkrafttreten im Jahr 2010 nicht grundlegend angepasst wurden. Der formelle Beschluss steht noch aus. Nach einer 24-monatigen Übergangsfrist dürfte die Mehrheit der Neuregelungen voraussichtlich im Jahr 2028 wirksam werden.
Erleichterung bei kurzen Dienstreisen
Eine der praxisrelevantesten Neuerungen betrifft kurze Geschäftsreisen. Künftig soll keine A1-Bescheinigung mehr erforderlich sein, wenn die Tätigkeit im Ausland maximal drei Arbeitstage innerhalb eines 30-Tage-Zeitraums beträgt. Für Unternehmen, die regelmäßig Mitarbeiter zu Meetings, Messen oder Kundenbesuchen ins Ausland schicken, bedeutet das eine erhebliche Vereinfachung. Ausgenommen von dieser Erleichterung ist das Baugewerbe, das eigenen Regeln unterliegt.
Strengere Voraussetzungen für echte Entsendungen
Wer Arbeitnehmer für längere Zeiträume ins Ausland entsendet, muss künftig strengere Anforderungen beachten.
- Dreimonatige Vorversicherung: Der zu entsendende Arbeitnehmer muss vor Beginn der Entsendung bereits mindestens drei Monate im Entsendestaat, also in Deutschland, sozialversichert gewesen sein. Für Neueinstellungen mit geplantem Auslandseinsatz entsteht dadurch zusätzlicher Planungsaufwand.
- Wiederholte Entsendung in denselben Staat: Eine erneute Entsendung in ein und dasselbe Land ist nur möglich, wenn zwischen den Entsendungen eine Unterbrechungszeit von mehr als zwei Monaten liegt.
- Ablösung bei vorzeitigem Abbruch: Kann ein Arbeitnehmer seine Entsendung nicht abschließen, darf ein anderer Mitarbeiter die Tätigkeit fortführen. Der gesamte Entsendezeitraum darf dabei 24 Kalendermonate nicht überschreiten.
Mehrfachbeschäftigung in verschiedenen Ländern
Arbeitnehmer, die gewöhnlich in mehreren EU-Staaten tätig sind, erhalten die Festlegung des anzuwendenden nationalen Rechts bislang auf unbestimmte Zeit. Zukünftig gilt diese Festlegung nur noch für 24 Monate und muss danach erneut überprüft und bestätigt werden. Das betrifft zum Beispiel Grenzgänger oder Beschäftigte im Fernverkehr.
Was bedeutet das für Unternehmen in der Praxis?
Für kleine und mittelständische Betriebe, die gelegentlich Mitarbeiter ins europäische Ausland entsenden, bringen die Änderungen sowohl Erleichterungen als auch neue Pflichten. Die Wegfall der A1-Pflicht bei kurzen Dienstreisen reduziert den Verwaltungsaufwand spürbar. Gleichzeitig erfordert die Drei-Monats-Vorversicherungsregel künftig eine frühzeitigere Personalplanung bei internationalen Projekten.
Die Neuregelungen gelten zunächst nur innerhalb der EU. Für den Europäischen Wirtschaftsraum, die Schweiz und das Vereinigte Königreich sind gesonderte Abkommen notwendig. Bis die Reform vollständig in Kraft tritt, bleibt noch Zeit zur Vorbereitung. Wer bereits jetzt Auslandseinsätze plant oder Fragen zur korrekten Handhabung der A1-Bescheinigung hat, sollte die Entwicklung im Blick behalten und im Zweifelsfall rechtlichen oder steuerlichen Rat einholen.
Quelle: Haufe: Steuer
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